Formålet med søkerkonferansene var å gi potensielle norske søkere kjennskap til EUs Marco Polo-program, samt å gi konkrete råd til det praktiske søknadsarbeidet. Marco Polo-programmet gir oppstartsstøtte til prosjekter som skifter godstransport fra veg til enten jernbane eller sjø. Søkerkonferansen var den tredje i rekken arrangert av Samferdselsdepartementet. Den forrige gikk av stabelen tidlig i 2008.
Til årets konferanse var det invitert representanter fra transportnæringen, interesseorganisasjoner og myndigheter fra inn- og utland. Det var om lag 50 påmeldte til konferansen.
Statssekretær Lars Erik Bartnes (Sp) representerte politisk ledelse i Samferdselsdepartementet, og holdt åpningstalen. Han redegjorde for regjeringens godstransportstrategi og miljøsatsing. I sin tale vektla han at regjeringen har iverksatt både langsiktige og kortsiktige tiltak for å bedre situasjonen på norsk jernbane. Han fremhevet at jernbanen spiller en sentral rolle for å oppnå regjerings politikk om å skifte mer gods fra veg til mer miljøvennlige transportmidler. Marco Polo er slik sett et virkemiddel som bidrar til å nå dette målet. Han uttrykket også glede over at to norske søknader var innstilt til å motta oppstartsstøtte fra Marco Polo-programmet etter 2009-utlysningen.
Seniorrådgiver Olav Grimsbo fra Samferdselsdepartementet redegjorde for erfaringer man hadde gjort seg fra 2009-utlysningen, og presenterte gode råd fremtidige søkere kan dra nytte av når norske aktører nå skal forberede søknader for 2010. Det er forventet at Kommisjonen vil legge ut utlysningen for 2010 i mars, med søknadsfrist i slutten av mai 2010.
Konserndirektør Arne Bjørndal i Posten Norge AS fortalte om Postens strategiske ambisjon om mer miljøvennlig transport. Posten ved BRING var én av de to norske prosjektene som fikk tilslag på sin søknad. Søknaden ble rangert som nummer en av i alt 70 søknader.
Logistikkdirektør Stein Børre Johnsen fra BRING presenterte det nevnte prosjektet i detalj, og hvordan de arbeidet med sin søknad. De hadde kjøpt konsulenttjenester fra et firma som spesialiserte seg på EU-søknader, og kunne anbefale dette til andre søkere.
Marco Polo-koordinator Jerker Sjögren fra Näringsdepartementet i Sverige holdt et innlegg om grønne transportkorridorer og Marco Polo.
Konferansen ble avsluttet med et innlegg fra Hans Kristian Haram; han har vært med på å utarbeide en Marco Polo søknad som fikk tilslag i 2008. Han presenterte verdifulle råd og tips til de som vurderer å sende søknad i 2010. Det ble også tilbudt individuelle rådgivingssamtaler til de av deltakerne som ønsket dette.